Федерация профсоюзов Камчатки

Делопроизводство в первичной профсоюзной организации

Делопроизводство в первичной профсоюзной организации включает довольно большой перечень документов, необходимых для систематического оформления и ведения. На правильности оформления некоторых из них мы остановимся в данных методических рекомендациях.

Начинать свою работу необходимо с проведения анализа задач, которые решает коллектив, и составления плана мероприятий.

В плане работы утверждаются все мероприятия, которые планируется провести в течение квартала, полугодия или года. Периодичность подготовки планов определяется либо первичной профсоюзной организацией самостоятельно, либо вышестоящим профсоюзом. В плане работы отражаются разноплановые мероприятия: от заседаний профкомов, проведения общих собраний до процедуры заключения коллективных договоров. Данный документ помогает правильно организовать работу первички, грамотно распределить сроки и определить ответственных и исполнителей. Как правило, план работы включает в себя наименование мероприятия, срок исполнения и ответственного за подготовку данного мероприятия. С планом должны быть ознакомлены все, упомянутые в нем. Желательно, чтобы план работы профсоюза знали все члены Вашей первички. Можно повесить его на доску объявлений.

В плане работы определяются примерные даты проведения общего собрания (конференции) и заседаний профсоюзного комитета.

Профсоюзный комитет – это постоянно работающий коллегиальный орган, который представляет и защищает интересы членов профсоюза. Профком может собираться не только в определенное планом работы время, но и в оперативном порядке. По итогам данных заседаний оформляются протоколы.

Итак, как правильно провести заседание профкома, собрание (конференцию) и оформить протокол. В каждом отраслевом профсоюзе есть свои требования по проведению тех или иных организационных мероприятий, которые регламентируются Уставом (положением) профсоюзной организации, положением о первичной профсоюзной организации. В данных методических рекомендациях Вам предложено общее положение о первичной профсоюзной организации. Каждый отраслевой профсоюз имеет свое положение о первичке.

Прежде чем воспользоваться данными методическими рекомендациями, просим Вас внимательно ознакомиться с Уставом (Положением) Вашего отраслевого профсоюза, положением о первичной профсоюзной организации. В данной методичке приведены унифицированные рекомендации.

Собрание, конференция первички созывается профкомом и проводится по мере необходимости, как правило, не реже 2 раз в год. О дате, повестке дня и месте проведения должно быть сообщено не позднее, чем за две недели. Норма представительства и порядок избрания делегатов определяется профкомом. Заседания профкома проходят не реже, чем 1 раз в три месяца.

К заседанию профкома должны быть подготовлены следующие документы: проект повестки дня, проекты постановлений по обсуждаемым вопросам, докладчики должны знать свой вопрос, справки с материалами, на которые делается ссылка.

К проведению собрания (конференции):

1. Объявление о проведении общего собрания (конференции);

2. Списки членов профсоюза (для конференции – списки делегатов и выписки из постановлений о выборе делегатов);

3. Список приглашенных;

4. Повестка дня;

5. Регламент работы;

6. Порядок ведения собрания (конференции);

7. Примерный список выступающих;

8. Проекты постановлений;

9. Список рабочих органов: президиум собрания, секретариата, редакционной комиссии, счетной комиссии.

В Повестку дня могут быть включены как ранее запланированные вопросы, изложенные в плане работы, так и вопросы, возникшие в оперативном порядке. Строится повестка дня следующим образом: от общих вопросов к частным или от сложных к простым. Например:

Повестка заседания профсоюзного комитета:

1. Заключение коллективного договора;

2. О праздновании дня предприятия;

3. О материальной помощи членам профсоюза.

Вопросы формулируются краткой общей фразой, отражающей самую суть поставленной проблемы или ситуации. В Повестке дня докладчик не пишется. На заседании профкома могут присутствовать члены ревизионной комиссии с правом совещательного голоса.

Собрание, профком должны выбрать председателя и секретаря собрания. В течение заседания профкома, общего собрания ведется черновик протокола, в котором фиксируется весь ход заседания. После окончания мероприятия протокол оформляется окончательно.

Оформление протокола (приложение № 4). Вверху листа, по центру пишется название первичной профсоюзной организации. Чуть ниже – слово «ПРОТОКОЛ». Обязательно писать: протокол чего.

Например: Заседания профсоюзного комитета, общего собрания, Конференции и т.д.

Еще ниже – номер протокола и дата.

Далее, в случае проведения заседания профкома, перечисляется список присутствующих и отсутствующих членов профкома. Если оформляется протокол общего собрания, конференции, то пишется общее число делегатов либо членов профсоюза и число присутствующих на заседании. По данным спискам можно будет определить, состоялся ли кворум. Заседание считается правомочным, если в нем принимают участие 2/3 членов профсоюзного комитета, общего количества членов профсоюза, делегатов Конференции. Здесь же указываются приглашенные, их ФИО и должность.

В протоколе фиксируются выборы председателя и секретаря собрания, что вносится в протокол с указанием результатов голосования. Как правило, председательствующим на собрании, заседании профкома является председатель первичной профсоюзной организации. Председательствующий ведет все собрание.

Затем в протоколе фиксируется повестка дня, также с указанием результатов голосования.

После чего переходим к рассмотрению всех вопросов повестки дня. Рассмотрение вопросов происходит в том порядке, в котором они приняты.

Как оформляются вопросы. Например:

По первому вопросу: _______________ пишется наименование вопроса. Возьмем, к примеру «О праздновании дня предприятия». Слушали: ФИО, содержание доклада, в первичных профорганизациях – возможно краткое содержание доклада, его суть. Например: Иванов П.Д.: сообщил, что организации 1 января 2008 года исполнилось 15 лет. Ознакомил коллектив (профактив) с предложением администрации: отпраздновать это событие, организовать вечер в ресторане, профсоюзной организации оказать финансовую и организационную помощь. Высказал мнение о необходимости участвовать в организации данного мероприятия.

Далее идет обсуждение вопроса. Люди высказывают свое мнение, свою позицию.

Мы также отмечаем это в протоколе. Но уже в строке: Выступили. ФИО, и основная мысль выступления. Например:

СЛУШАЛИ:

Петров Д.И.: согласился с мнением Иванова П.Д.

Сидоров Н.А.: предложил выделить на празднование дня организации 5000 рублей.

 

Переходим непосредственно к решению или Постановлению.

Пишется: «Постановили, решили» и формулируется решение.

Например:

1. Выделить 5000 рублей на празднование дня организации;

2. Поддержать предложение администрации о праздновании дня организации;

3. Поручить членам профкома организовать членов профсоюза и подготовить праздничную программу к празднованию дня предприятия.

При необходимости, в постановлении можно поручать конкретным лицам выполнять определенные задания и определять человека, который будет осуществлять контроль за исполнением Постановления.

Необходима строка о результатах голосования. Обязателен четкий подсчет голосов. Решение считается принятым, если за него проголосовали более половины участвующих в заседании. Этот пункт должен быть в положении о первичке и в Уставе вашей вышестоящей организации.

Обратите внимание:

ГОЛОСОВАЛИ «ЗА»_____, «ПРОТИВ»________, «ВОЗЕРЖАЛИСЬ»______.

В протоколе фиксируется, принято ли наше решение. Возможны формулировки: принято единогласно, большинством голосов, не принято. Также, по требованию большей части членов профкома вопрос может быть снят с Повестки дня.

Таким же образом записывается в протоколе каждый вопрос повестки дня. То есть: слушали – кого и о чем, выступили – кто и о чем, что решили, как голосовали, и последнее – принято или нет.

После того, как все вопросы повестки дня исчерпаны, в протоколе можно записать, что собрание, заседание профкома закрывается.

Протокол подписывается председателем и членами профкома, в случае заседания профкома. Если общее собрание, конференция – то председатель первичной профсоюзной организации и секретарь собрания с обязательной расшифровкой подписи. Протокол заверяется печатью.

В некоторых случаях необходимо предоставить выписку из протокола Вашего заседания (приложение № 5). Начало выписки оформляется также, как протокол. Вверху страницы, в центре пишется название организации и «Выписка из протокола». Ставим номер, дату. Далее необходимо отметить правомочность собрания, заседания профкома. В протоколе фиксируется, сколько человек избрано в профсоюзный комитет, или должно присутствовать на собрании, или избрано делегатами Конференции. В следующих строках отмечается, сколько человек фактически присутствуют и отсутствуют. В случае, когда необходимо пропустить какие-то моменты протокола обязательно нужно поставить многоточие. Это говорит о том, что какая-то часть текста опущена. Повестку дня необходимо писать полностью. И далее – тот вопрос, по которому нам необходима выписка. Часть вопроса пишется полностью, с указанием докладчика, выступающих, текста постановления и итогов голосования.

В конце документа необходимо написать «Выписка верна» и расписаться председателю профкома с обязательной расшифровкой подписи. Выписка из протокола заверяется печатью.

Для удобства работы председателя и профсоюзного комитета первичной профсоюзной организации оформляется журнал учета постановлений профсоюзного комитета (приложение № 6). В журнале могут указываться: номер и дата постановления, наименование вопроса, текст постановления, кто ответственный за его исполнение, сроки исполнения, и обязательная последняя графа – отметка об исполнении. Данный документ существенно облегчает контроль за исполнением принятых решений.

В первичной профсоюзной организации должен вестись четкий учет членов профсоюза. В каждом отраслевом профсоюзе разработан и принят порядок учета членов профсоюза. В данных методических материалах Вашему вниманию предложен примерный порядок учета членов профсоюза в первичной профсоюзной организации (приложение № 7). Во всех профсоюзных организациях учет членов профсоюза ведется по учетным карточкам (приложение № 8 – для примера Вам предложены учетная карточка и профсоюзный билет профсоюза работников здравоохранения). Учетная карточка имеет одинаковый номер с профсоюзным билетом (приложение № 9) и является основным документом учета состава профсоюзных организаций. В профсоюзном билете и учетной карточке ставится отметка о постановке на учет, билет хранится у члена профсоюза, а учетная карточка – в профсоюзном органе. При снятии с профсоюзного учета член профсоюза получает на руки учетную карточку. В учетной карточке и в профсоюзном билете делается отметка о снятии с учета с указанием по какой месяц и год были уплачены членские взносы, заверенная печатью профсоюзной организации. Учетные карточки членов профсоюза, которые выбыли с предприятия или учебного заведения, но не снялись с профсоюзного учета, хранятся в картотеке отдельно до момента их востребования или уничтожения. При смене председателей профсоюзного органа, ответственных работников за учет передача учетных карточек членов профсоюза обязательно отражается в акте передачи дел, в котором указывается количество имеющихся в наличии учетных карточек.

В случае избрания нового председателя первичной профсоюзной организации, в первичке проводится ревизия всех существующих документов и оформляется акт приема-передачи (приложение № 10). В акте указывается количество членов профсоюза на момент передачи дел (должно соответствовать количеству заполненных учетных карточек), сумма денежных средств, находящихся в кассе и на счету организации, все печати, штампы первичной профсоюзной организации, количество незаполненных профсоюзных билетов составляется полный перечень документов, находящихся в документообороте первички.

Ведение делопроизводства в первичной профсоюзной организации сложная, кропотливая работа, требующая времени и внимания. Но она необходима, так как вся деятельность первички должна отражаться и подтверждаться в документах.